Lưu Hà Chi    29/08/2019

Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Trong bài viết này, Luận Văn Việt chuyên làm luận văn tốt nghiệp đại học xin chia sẻ đến bạn những lý thuyết liên quan đến kế toán công nợ trong doanh nghiệp một cách tổng quát nhất. Nếu bạn đang làm luận văn kế toán liên quan đến đề tài này thì có thể […]

Trong bài viết này, Luận Văn Việt chuyên làm luận văn tốt nghiệp đại học xin chia sẻ đến bạn những lý thuyết liên quan đến kế toán công nợ trong doanh nghiệp một cách tổng quát nhất. Nếu bạn đang làm luận văn kế toán liên quan đến đề tài này thì có thể tham khảo bài viết này.

Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Cơ sở lý luận về kế toán công nợ trong doanh nghiệp

1. Khái niệm kế toán công nợ

Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, cán bộ công nhân viên,… Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán khoản phải thu và nợ phải trả gọi chung là kế toán công nợ. Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Bình, “Kế toán tài chính”, 2011).

2. Kế toán nợ phải thu

Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất kỳ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.

Trong doanh nghiệp, các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, tạm ứng, trả trước,…Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là phải thu khách hàng.

3. Kế toán nợ phải trả

Theo VAS 01: Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. 

Các khoản phải trả trong doanh nghiệp bao gồm: Phải trả người bán, phải trả nội bộ, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, phải trả khác,…

4. Nguyên tắc hạch toán kế toán công nợ

Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. 

Kiểm tra, đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối mỗi niên độ từng khoản phải thu, phải trả phát sinh, số đã thu, đã trả; số còn phải thu, phải trả; đặc biệt là đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư phải thu, phải trả lớn. 

Sở dĩ, cuối mỗi niên độ, thậm chí cuối mỗi kỳ kế toán, bộ phận kế toán công nợ phải tiến hành đối chiếu các khoản phải thu, phải trả với từng đối tượng để tránh sự nhầm lẫn, đồng thời, kịp thời phát hiện những sai sót để kịp thời sửa chữa. Mặt khác, đó cũng là việc làm cần thiết để lập được bộ chứng từ thanh toán công nợ hoàn chỉnh. 

Đối với các khoản công nợ có gốc ngoại tệ cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá hối đoái thực tế. 

Phải hạch toán chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ bằng vàng, bạc, đá quý. Cuối kỳ, phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. 

Phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng để có biện pháp thu hồi hay thanh toán. 

Căn cứ vào số dư chi tiết bên Nợ hay bên Có của các tài khoản phải thu, phải trả để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán mà tuyệt đối không được bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có với nhau.

5. Vai trò của kế toán công nợ

Nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể: 

Tính toán, ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ từng khoản nợ phải thu – nợ phải trả theo từng đối tượng về số nợ phải thu – nợ phải trả, số nợ đã thu – nợ đã trả, số nợ còn phải thu – phải trả. 

Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định về quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả. 

Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và công nợ có khả năng khó trả, khó thu để quản lý tốt công nợ, góp phần cải thiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán công nợ ở bất kỳ tổ chức nào cũng đóng vai trò hết sức quan trọng. Tùy vào quy mô, ngành nghề kinh doanh, trình độ tổ chức, quản lý bộ máy và trình độ cán bộ làm công tác kế toán công nợ để bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên trong phần hành kế toán công nợ cho hợp lí. Quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp trong tình hình hiện nay.

6. Nội dung kế toán công nợ

6.1. Kế toán nợ phải thu

6.1.1. Kế toán các khoản phải thu khách hàng

Khái niệm

Nợ phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, “Kế toán tài chính”, 2010).

Nguyên tắc hạch toán

Kế toán phản ánh các khoản nợ phải thu khách hàng theo chi tiết từng khách hàng riêng biệt. 

Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. 

Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ thì phải vừa theo dõi bằng đơn vị nguyên tệ, vừa phải quy đổi thành Việt Nam đồng (VNĐ) theo tỷ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi lập báo cáo kế toán. 

Kế toán chi tiết cần phải phân loại các khoản nợ: Nợ có thể trả đúng hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý. Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì doanh nghiệp cần phải thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ này một cách thích hợp.

Chứng từ sử dụng

  • Hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa
  • Hóa đơn bán hàng 
  • Phiếu xuất kho 
  • Biên bản giao nhận hàng/Biên bản nghiệm thu – thanh lý hợp đồng
  • Phiếu thu/ Giấy báo có (khi thu tiền hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng) 
  • Biên bản bù trừ công nợ,…

6.1.2. Kế toán nợ phải thu tạm ứng

Khái niệm

Tạm ứng là khoản tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, “Kế toán tài chính, 2010).

Nguyên tắc hạch toán

Khi tạm ứng, người lao động phải làm giấy đề nghị tạm ứng. Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của từng đơn vị, kế toán phải xây dựng quy trình tạm ứng để các bộ phận chức năng trong đơn vị xét duyệt trước khi ứng vật tư, tiền vốn; tránh trường hợp tiền vốn của doanh nghiệp bị sử dụng không đúng mục đích.

Khi kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số tiền đã nhận tạm ứng với số tiền đã sử dụng (nếu có). 

Nếu người tạm ứng là cá nhân thì số tiền tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ, hoặc phải trừ lương hàng tháng của người nhận tạm ứng. Trường hợp số thực tế đã chi lớn hơn số đã nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số thiếu dựa trên các chứng từ gốc đã được phê duyệt. 

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp và chỉ tạm ứng khi người lao động đã thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận vật tư, quản trị, hành chính) phải được giám đốc chỉ định bằng văn bản. Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được duyệt. 

Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng cho từng đối tượng nhận tạm ứng.

Chứng từ sử dụng

  • Giấy đề nghị tạm ứng; 
  • Phiếu chi, Phiếu xuất kho; 
  • Bảng thanh toán tạm ứng;
  • Phiếu thu; 
  • Các chứng từ gốc: Hóa đơn mua hàng, Biên lai thu cước phí, vận chuyển,…

6.2. Kế toán nợ phải trả

6.2.1. Nợ phải trả người bán

Khái niệm

Theo Thông tư số 200/2014/TT/BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, phải trả người bán gồm các khoản phải trả mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, tài sản và người bán là đơn vị độc lập với người mua (gồm cả các khoản phải trả giữa công ty mẹ với công ty con, công ty liên doanh, liên kết). Khoản phải trả này gồm cả các khoản phải trả khi nhập khẩu thông qua người nhận ủy thác (trong giao dịch nhập khẩu ủy thác).

Nguyên tắc hạch toán

Nợ phải trả cho người bán cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.

Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: 

Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên Có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch). Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước. 

Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước;

Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời

điểm lập Báo cáo tài chính. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. 

Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường. 

Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. 

Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.

Chứng từ sử dụng

  • Hóa đơn bán hàng 
  • Hợp đồng mua bán 
  • Phiếu chi, phiếu thu 
  • Giấy báo nợ, giấy báo có, …

6.2.2. Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Khái niệm

Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là các khoản mà doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thực hiện theo quy định có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, thể hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với nhà nước trong kỳ kế toán.

Nguyên tắc hạch toán

Doanh nghiệp chủ động tính và xác định số thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp cho Nhà nước theo luật định và kịp thời phản ánh vào sổ kế toán số thuế phải nộp, đã nộp, được khấu trừ, được hoàn… Việc kê khai đầy đủ, chính xác số thuế, phí và lệ phí phải nộp là nghĩa vụ của doanh nghiệp. 

Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp, đã nộp và còn phải nộp.

Chứng từ sử dụng

  • Hóa đơn mua vào/bán ra hàng hóa, dịch vụ 
  • Phiếu thu, phiếu chi 
  • Giấy báo nợ, giấy báo có

Bài viết liên quan:

Nguồn: luanvanviet.com