Cơ cấu tổ chức là gì? Đặc điểm và các mô hình cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là yếu tố quyết định doanh nghiệp có phát triển vững chắc và đường lối phát triển rõ ràng không. Vậy cơ cấu tổ chức là gì, có những vai trò quan trọng nào đối với giá trị phát triển của doanh nghiệp hay của mỗi cá nhân tại doanh nghiệp đó. Để hiểu về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, cùng Luận Văn Việt khám phá ra những kiến thức bổ ích sau nhé.

hinh-anh-co-cau-to-chuc-la-gi-1

1. Khái niệm cơ cấu tổ chức là gì? 

Cơ cấu tổ chức là chuỗi các hệ thống, nhiệm vụ và mối quan hệ quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức đó. Cơ cấu tổ chức thể hiện được cách phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm tối ưu hóa được mục tiêu của tổ chức.

Khi tổ chức xác định được sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, thì đó là thể hiện được vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ giữa những người quản lý ở các cấp với những nhân viên trong tổ chức. Sơ đồ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp định dạng tổ chức và cho biết mối quan hệ báo cáo và quyền lực trong tổ chức. 

Thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tại trong tổ chức. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn thể hiện:

  • Nhiệm vụ cơ quản chính yếu của mỗi phòng ban.
  • Mô tả công việc, trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ của từng vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức.
  • Thể hiện quy trình làm việc của các phòng ban, mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau.

2. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức là gì?

Sau khi đã hiểu được cơ cấu tổ chức là gì, hãy cùng Luận văn Việt tìm hiểu về đặc điểm của cơ cấu tổ chức nhé.

Để hoạt động hiệu quả và hiệu quả, một công ty cần có một hệ thống chính thức về giao tiếp, ra quyết định và hoàn thành nhiệm vụ phù hợp với nhu cầu của tổ chức.

Ví dụ, một công ty nhỏ có thể chỉ cần một thiết kế tổ chức đơn giản. Khi một công ty phát triển và trở nên phức tạp hơn, do đó cơ cấu tổ chức cũng phát triển và thay đổi. Như vậy, thiết kế cơ cấu tổ chức thường được coi là một quá trình liên tục, có những đặc điểm sau:

2.1. Chuyên môn hóa công việc

Chuyên môn hóa công việc, còn được gọi là phân công lao động, là mức độ mà các nhiệm vụ cụ thể trong tổ chức được chia thành các công việc riêng lẻ. Khi chuyên môn hóa công việc được mở rộng, công ty có thể giao một nhiệm vụ duy nhất cho một cá nhân như một phần của dự án lớn hơn. 

hinh-anh-co-cau-to-chuc-la-gi-2
Chuyên môn hóa công việc

Thông thường, loại hình chuyên môn hóa công việc này tạo ra các nhiệm vụ hay lặp lại và nhỏ lẻ. Ví dụ, các nhà máy sản xuất dây chuyền lắp ráp có thể chỉ định một nhiệm vụ duy nhất, chẳng hạn như chạy máy hoặc hàn một bộ phận, trong quá trình hoàn thành sản phẩm cuối cùng. Mặt khác, các công ty có thể quyết định mở rộng công việc với mục đích thử thách nhân viên hoặc giao thêm trách nhiệm cho họ.

2.2. Phòng ban

Từng bộ phận phòng ban của tổ chức mô tả cách thức mà một nhóm làm việc hoặc mối liên hệ giữa các bộ phận trong công ty khác nhau. 

Ví dụ, một cơ cấu tổ chức doanh nghiệp chức năng nhóm các công việc theo từng chức năng khác nhau, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng và sản xuất. Hoặc sử dụng các nhóm phương pháp tiếp cận phân chia theo địa lý, chẳng hạn như khu vực phía tây và phía đông. Các hình thức khác của bộ phận hóa bao gồm bộ phận hóa sản phẩm, khách hàng hoặc thị trường.

2.3. Phân cấp thẩm quyền

Cơ cấu tổ chức phân cấp theo quyền hạn hay chuỗi mệnh lệnh đề cập đến quyền hạn của tổ chức và mô tả ai sẽ là người nhận báo cáo, ai báo cáo công việc cho ai. Cơ cấu tổ chức có thể bằng phẳng hoặc cao. Cấu trúc phẳng có ít cấp quyền hơn và phạm vi kiểm soát rộng. 

Ví dụ, một công ty khởi nghiệp nhỏ có thể đặt CEO ở vị trí cao nhất, người có quyền đối với tất cả các nhân viên của công ty khác. Cơ cấu tổ chức cao, chẳng hạn như các công ty và tập đoàn lớn hơn, có nhiều cấp độ quyền hạn và phạm vi kiểm soát hẹp.

2.4. Mối quan hệ của tuyến và nhân viên

Mối quan hệ dây chuyền theo tuyến và nhân viên kéo dài trong toàn bộ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và mô tả cách mọi người tham gia vào tổ chức. Người quản lý tuyến có trách nhiệm đạt được các mục tiêu hoặc mục tiêu của công ty và đưa những mục tiêu đó vào dây chuyền hoặc chuỗi chỉ huy trực tiếp. Nhân viên hoặc người quản lý đưa ra lời khuyên hoặc đưa ra khuyến nghị cho các nhà quản lý tuyến và hỗ trợ các hoạt động chung. 

Ví dụ, trong các tập đoàn bán lẻ, nhân viên trực tiếp có thể bao gồm giám đốc bộ phận, giám đốc cửa hàng, phó chủ tịch và chủ tịch hoạt động và hội đồng quản trị. Ngược lại, một tổ chức nghiên cứu khoa học có thể có các nhà khoa học và nhà nghiên cứu là quản lý tuyến và nhân viên hành chính là nhân viên.

hinh-anh-co-cau-to-chuc-la-gi-3
Cơ cấu dây truyền và nhân viên

2.5. Phân cấp và tập trung

Cơ cấu tổ chức phi tập trung phân bổ trách nhiệm ra quyết định cho các nhà quản lý cấp dưới và một số nhân viên không thuộc quyền quản lý. Ngược lại, một tổ chức tập trung duy trì trách nhiệm kiểm soát và ra quyết định ở gần cấp cao nhất của công ty.

Ví dụ, các công ty có hoạt động nhượng quyền thương mại có thể kiểm soát tập trung tại trụ sở chính của công ty. Tuy nhiên, việc một công ty được phân cấp hay tập trung có thể phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như tổ chức có bao nhiêu cấp độ phân cấp hoặc mức độ phân tán về mặt địa lý của một công ty.

3. Các mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến 

3.1. Cơ cấu chức năng

Đây là cấu trúc rất phổ biến trong nhiều tổ chức và được coi là một cơ cấu tổ chức quan liêu nhất, cấu trúc này dựa trên sự chuyên môn hóa của lực lượng lao động theo từng nhóm chức năng khác nhau.

Các bộ phận bao gồm tiếp thị, bán hàng, kế toán,… là những cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp.

3.2. Cấu trúc phân chia hoặc đa phân khu

Cấu trúc thứ hai thường áp dụng ở nhiều công ty lớn với nhiều loại hình kinh doanh khác nhau. Được gọi là cấu trúc bộ phận hoặc đa bộ phận, một công ty sử dụng phương pháp này cấu trúc đội ngũ lãnh đạo của mình dựa trên các sản phẩm, dự án hoặc công ty con mà họ điều hành. 

Một ví dụ điển hình của cấu trúc này là Johnson & Johnson. Với hàng nghìn sản phẩm và ngành nghề kinh doanh, công ty tự cấu trúc nên mỗi đơn vị kinh doanh hoạt động như một công ty riêng với chủ tịch riêng.

3.3. Cấu trúc Flatarchy – Cấu trúc phẳng

Flatarchy, một cấu trúc mới hơn, là kiểu thứ ba và được sử dụng trong nhiều công ty khởi nghiệp. Như cái tên ám chỉ, nó làm phẳng hệ thống cấp bậc và chuỗi mệnh lệnh và trao cho nhân viên nhiều quyền tự chủ. Các công ty sử dụng kiểu cấu trúc này có tốc độ thực hiện cao.

hinh-anh-co-cau-to-chuc-la-gi-4
Cấu trúc tổ chức phẳng

3.4. Cấu trúc ma trận

Trong cấu trúc ma trận, các thành viên trong nhóm được trao quyền tự chủ nhiều hơn và được kỳ vọng sẽ chịu nhiều trách nhiệm hơn trong công việc của họ. Điều này làm tăng năng suất của nhóm, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo lớn hơn, đồng thời cho phép các nhà quản lý hợp tác giải quyết các vấn đề ra quyết định thông qua tương tác nhóm. 

Loại cơ cấu tổ chức này cần nhiều kế hoạch và nỗ lực, phù hợp với các công ty lớn có nguồn lực dành để quản lý một khuôn khổ kinh doanh phức tạp.

4. Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức 

Mô hình cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau, những yếu tố nào quyết định đến tính hợp lý của tổ chức.

4.1. Quy mô công ty và giai đoạn phát triển

Cơ cấu tổ chức của bạn có làm cho tất cả nhân viên của bạn có thể thực hiện công việc của họ và làm tốt chúng không? Và nó có tối ưu cho quy mô và giai đoạn tăng trưởng hiện tại của nó không? 

Các công ty nhỏ hơn hoặc các doanh nghiệp mới, như các công ty khởi nghiệp, thường phải hoạt động với tâm lý “tất cả đều phải làm việc”, nơi mọi người đều phải đội một vài chiếc mũ khác nhau.

Trong khi các công ty phát triển lớn hơn, thành lập hơn và bổ sung nhiều vai trò chuyên biệt hơn, việc thêm cấu trúc phân cấp với các nhà quản lý và trưởng bộ phận trở thành một trợ giúp hơn là một trở ngại.

4.2. Chiến lược kinh doanh

Chiến lược kinh doanh và những sự định vị thương hiệu ban đầu là cách để giúp doanh nghiệp phát triển và có một cơ cấu tổ chức tốt nhất. 

Ví dụ, phát triển phần mềm là một ngành mà tính linh hoạt và tốc độ đổi mới là điều tối quan trọng để dẫn đầu đối thủ. Các nhóm đa chức năng hoạt động tốt trong ngành này vì nhu cầu lặp lại nhanh chóng sẽ bị hạn chế nếu mỗi bộ phận làm việc riêng lẻ. 

hinh-anh-co-cau-to-chuc-la-gi-5
Chiến lược kinh doanh ảnh hưởng đến lựa chọn cơ cấu tổ chức

4.3. Văn hóa doanh nghiệp

Bạn muốn nhân viên của mình nghĩ gì hoặc cảm thấy gì khi họ đến làm việc và làm thế nào để cấu trúc nhóm của bạn có thể biến điều đó thành hiện thực? 

Mặc dù có vẻ như vô hình, nhưng có rất nhiều yếu tố cụ thể ảnh hưởng đến thương hiệu của công ty: lợi ích, hoạt động, bố trí không gian làm việc, tiệc tùng và giá trị,… Điều đó có nghĩa là bạn có thể có mục đích trong việc tạo ra loại văn hóa bạn muốn cho nhân viên của bạn.

4.4. Công nghệ

Những tiến bộ trong công nghệ giúp việc theo dõi các chỉ số khác nhau, thu thập và phân tích thông tin cũng như giao tiếp với những người khác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. 

Những điều này thuận tiện cho việc thay đổi cách hoạt động của các doanh nghiệp. Công ty của bạn có thể sử dụng công nghệ như thế nào để trở nên hiệu quả hơn và hợp lý hóa cơ cấu tổ chức của bạn.

Trên đây là những chia sẻ về cấu tổ chức là gì, những thông tin, kiến thức hữu ích giúp bạn có được cái nhìn tổng quan nhất về tổ chức trong doanh nghiệp. Luận Văn Việt hy vọng rằng, với những chia sẻ trên đã giúp cho bạn rất nhiều để tăng sự tự tin trong kiến thức của mình. 

Nếu có bất kỳ thắc mắc gì, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại: 0915 686 999 hoặc qua email: luanvanviet.group@gmail.com. Chúc các gặp nhiều thành công!

Nguồn: Luanvanviet.com

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments

Bài viết liên quan

0915686999
Zalo: 0915 686 999